Muitos intercâmbios de comprovado sucesso duram menos do que um ano letivo completo e, no interesse da boa vontade e compreensão mundial, nem todos os programas precisam ser recíprocos. Pelo consentimento mútuo das partes envolvidas, qualquer das funções indicadas pode ser transferida a uma terceira pessoa, não diretamente mencionada.

O programa Intercâmbio de Jovens do RI não é privilégio apenas dos filhos dos rotarianos, estando aberto para todos os jovens que satisfaçam os requisitos estabelecidos e que sejam recomendados e patrocinados por um rotariano, Rotary Club ou distrito.

A seleção cuidadosa de todos os participantes de Intercâmbios de Jovens deve ser uma prioridade, levada a cabo com o maior cuidado e consideração possíveis.

• Os candidatos de uma faixa etária aceitável tanto para o clube patrocinador quanto para o anfitrião devem pleitear, por escrito, a sua participação e devem se submeter a um processo de seleção que inclui entrevistas pessoais com o candidato e seus pais pelos clubes e distrito.

• O Rotary Club ou distrito anfitrião devem selecionar cada família anfitriã lendo cuidadosamente suas inscrições e entrevistando-as pessoalmente. No caso de intercâmbios de longa duração, é preferível que o estudante seja hospedado por três ou quatro famílias sucessivamente.

• O Rotary Club anfitrião deve selecionar um conselheiro rotariano para cada jovem que receber. Esse conselheiro servirá como pessoa de ligação entre o estudante e o Rotary Club, a família anfitriã e a comunidade em geral. O conselheiro escolhido pelo clube não deve ser um membro da família anfitriã e deve receber orientação quanto aos problemas ou dificuldades que podem surgir durante um intercâmbio. Quando o conselheiro anfitrião hospedar, inicialmente, o jovem visitante por um breve período de tempo com vistas a estabelecer um relacionamento, outro sócio do clube deverá atuar, no ínterim, como conselheiro.

O Rotary Club ou distrito patrocinador deve coordenar uma sessão de orientação para os candidatos escolhidos e seus pais, a qual incluirá um breve relatório sobre o Rotary Club local e suas atividades, e deve providenciar para que o candidato seja aceito e hospedado por um Rotary Club ou distrito. O clube ou distrito anfitrião também deverá providenciar um programa de orientação para os estudantes que estiver recebendo. Como os costumes e leis locais diferem muito de um país a outro, é aconselhável que a orientação inclua informações sobre as leis e costumes locais que sejam do interesse dos jovens.

Os pais de cada participante do programa devem providenciar para que este tenha seguro de saúde, acidente e contra terceiros considerados adequados pelo clube ou distrito anfitrião, que cubram desde o momento da partida do participante de sua casa até o retomo do mesmo. Comprovantes de todos os seguros contratados com uma companhia de renome devem ser recebidos pelo clube ou distrito patrocinador antes da partida do jovem. Referidos seguros devem ser de, no mínimo, US$500.000 ou seu equivalente para despesas médicas, e de pelo menos US$10.000 ou seu equivalente contra morte ou invalidez.

Os pais do jovem são responsáveis pelo fornecimento das vestimentas adequadas, assim como pelas passagens de ida e volta.

O jovem deve comprometer-se a não viajar sem o consentimento de seus pais e dos Rotary Clubs ou distritos participantes para uma área fora da comunidade na qual o Rotary Club anfitrião estiver localizado.

O jovem não deve, em hipótese nenhuma, dirigir um veículo automotor, de qualquer tipo, durante o período do intercâmbio, e não deve possuir um veículo automotor no país anfitrião.

O jovem e a família anfitriã devem trocar correspondência anteriormente à partida do jovem.

A família anfitriã deve fornecer acomodações e refeições ao jovem, orientando-o e assumindo as responsabilidades de supervisioná-lo como fariam seus próprios pais para, dessa forma, assegurar seu bem-estar.

Todas as pessoas envolvidas no intercâmbio, inclusive o jovem e seus pais, devem concordar por escrito com todos os requisitos do programa, como determinado pelos clubes e distritos patrocinadores e anfitriões. Todos os participantes devem manter uma atitude digna, honrando seu nome, o do seu país e o do Rotary respeitando-se mutuamente e agindo com responsabilidade. Todos os jovens devem tentar adaptar-se ao modo de vida do país anfitrião, sendo que as famílias anfitriãs devem ajudá-los a se adaptar ao novo ambiente. O participante deve concordar com a supervisão e autoridade da família anfitriã, e do Rotary Club ou distrito anfitrião durante o período de duração do intercâmbio. Participantes devem retornar aos seus países na data e através da rota previamente determinadas por seus pais e pelos clubes e distritos anfitriões.

Qualquer participante que não cumprir com as exigências do programa perderão seu direito de permanecer no mesmo. No caso do Intercâmbio de Jovens, o estudante pode ser enviado de volta à sua casa pelo Rotary Club ou distrito anfitrião tão logo quanto possível, através de uma rota mutuamente concordada entre os pais do participante e o Rotary Club patrocinador ou distrito. Todas as partes envolvidas no intercâmbio, inclusive os Rotary Clubs e distritos patrocinadores e anfitriões, as famílias anfitriãs e os pais do jovem devem ser devidamente notificados antes do regresso do estudante ao seu país de residência permanente.

Todos os rotarianos e Rotary Clubs envolvidos na implementação de atividades de intercâmbio devem verificar se os entendimentos iniciais refletem fielmente o que eles esperam do grupo com o qual o intercâmbio é planejado, especialmente no que diz respeito à seleção de participantes e da orientação a lhes ser dada.

Os Rotary Clubs e distritos patrocinadores e anfitriões fornecerão aos estudantes uma lista das pessoas que devem ser contatadas em caso de algum problema ou emergência. Essa lista deve conter o nome e dados de contato do conselheiro rotariano do jovem, do presidente do Rotary Club anfitrião, do presidente da comissão distrital de Intercâmbio de Jovens anfitriã, do governador do distrito anfitrião, do presidente da comissão distrital de Intercâmbio de Jovens patrocinadora do governador do distrito patrocinador e do presidente do clube patrocinador.

Para participar, os clubes e distritos são encorajados a utilizar os formulários padrão do programa Intercâmbio de Jovens disponíveis através da secretaria do RI. Os participantes devem ter entre 15 e 18 anos e meio no começo do ano do intercâmbio, a menos que um outro limite de idade seja acordado entre os Rotary Clubs ou distritos participantes.

Os participantes devem ter também, um currículo escolar acima da média, estando de preferência incluídos entre os primeiros 33% de sua classe. Os intercâmbios de longa duração geralmente são de um ano letivo, mas podem ser prorrogados para incluir, também, parte ou a totalidade das férias escolares imediatamente anteriores e posteriores ao ano letivo.

No caso de intercâmbios de longa duração, o clube patrocinador arca com todas as despesas escolares, providencia um programa acadêmico apropriado, organiza um programa de orientação e mantém contato direto com o participante visando familiarizar o mesmo com a comunidade anfitriã.

No caso de intercâmbios de longa duração, o Rotary Club ou distrito anfitrião deve fornecer uma modesta mesada ao jovem, a ser conjuntamente determinada pelas partes envolvidas. No caso das refeições não serem gratuitamente distribuídas na escola, a mesada deve ser suficiente para cobrir as despesas com referidas refeições.

Após o retorno, o jovem e seus pais são encorajados a comparecer às reuniões organizadas pela comissão distrital do Intercâmbio de Jovens c das quais deve participar todos os demais estudantes que voltaram recentemente, visando ajudá-los a se readaptar às suas escolas, famílias e ambiente comunitário.

Qualquer outra norma que seja inconsistente com o acima estabelecido e que seja julgada conveniente para um intercâmbio pode ser adotada pelos Rotary Clubs ou distritos relevantes.